Fristablauf 16. Februar - Erstmals digitalen Lohnnachweis übermitteln

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Fristablauf 16. Februar - Erstmals digitalen Lohnnachweis übermitteln

Digitalisierung soll Prozesse beschleunigen und die Arbeit erleichtern. Doch nicht immer wird dieses Ziel erreicht. Bestes Beispiel: die Arbeitgebermeldungen an die Berufsgenossenschaften (BG). Statt einer Vereinfachung führt der digitale Lohnnachweis zu einem Mehraufwand. Aus Eins mach Drei, denn Arbeitgeber müssen gleich drei Meldungen übermitteln: den Papier-Lohnnachweis (BG-Jahresmeldung), den digitalen Lohnnachweis und die Unfallversicherungsjahresmeldung (UV-Jahresmeldung).

Papier-Lohnnachweis

Wie bisher muss jeder Unternehmer die beitragspflichtigen Arbeitsentgelte und die geleisteten Arbeitsstunden des Jahres 2016 mit der BG-Jahresmeldung an die zuständige Berufsgenossenschaft übermitteln. Die gemeldeten Daten sind Grundlage für die Beitragsbescheide zur Unfallversicherung. Die Meldung kann per Post, Fax oder via Internet erfolgen.

Digitaler Lohnnachweis

Erstmalig zum 16. Februar 2017 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, diese BG-Jahresmeldung zusätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. Dieser digitale Lohnnachweis ist für das Jahr 2016 direkt aus dem verwendeten Lohnprogramm heraus zu melden. Für eine sichere Datenübertragung der sensiblen Unternehmensdaten sorgt eine PIN, die jeder Arbeitgeber im Zusammenhang mit den Vordrucken für den Lohnnachweis 2016 per Post erhalten hat. Die Meldung erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst muss die PIN in das Entgeltabrechnungssystem des Unternehmens eingegeben werden. Danach sind die Unternehmensdaten mit den bei der Unfallversicherung gespeicherten Daten abzugleichen. Sobald die Unfallversicherung die Stammdaten sowie die Gefahrtarifstellen zurückgemeldet hat, kann der digitale Lohnnachweis übermittelt werden.

UV-Jahresmeldung

Seit letztem Jahr gibt es noch ein weiteres Meldeverfahren. Mit der UV-Jahresmeldung sind für jeden am 31. Dezember 2016 unfallversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer das beitragspflichtige Arbeitsentgelt und die geleisteten Arbeitsstunden bis zum 16. Februar 2017 elektronisch an die Berufsgenossenschaft zu übermitteln. Auf Grundlage dieser UV-Jahresmeldungen werden künftig die Sozialversicherungsprüfungen hinsichtlich der unfallversicherungspflichtigen Entgelte durchgeführt.

Hinweis

Für den Übergangszeitraum von zwei Jahren sind damit zwingend zwei identische Lohnnachweise sowie die UV-Jahresmeldung zu übermitteln. In 2017 und 2018 führt dies in der Lohnbuchhaltung zu zusätzlichen Aufwand. Danach gibt es nur noch die elektronische Übermittlung des digitalen Lohnnachweises und der UV-Jahresmeldung.

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