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Die Komplexität der Lohnbuchhaltung

News   •   Jun 14, 2019 14:00 CEST

Lohnbuchhaltung bedeutet weit mehr als pure Nettolohnberechnung. Daher sollte der Aufwand, der mit einer Lohnabrechnung zusammenhängt, nicht unterschätzt werden. Im Folgenden sind einige Aufgaben eines Lohn-Sachbearbeiters aufgelistet.

Stammdatenerfassung

Bevor Löhne erstmals gerechnet werden können, sind die Stammdaten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers zu erfassen. Die wichtigsten Daten des Arbeitgebers sind die Betriebs- und Steuernummer sowie die Mitgliedsnummer beim Unfallversicherungsträger. Vom Arbeitnehmer sind die persönlichen Daten abzufragen, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) online bei der Finanzverwaltung abzurufen und die Sozialversicherungsdaten zu erfassen. Jeder Arbeitnehmer muss bei der von ihm gewählten Krankenkasse im elektronischen Verfahren angemeldet werden. Für Arbeitnehmer in bestimmten Branchen, z. B. Gastronomie oder Bau, ist bei Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung zu übermitteln. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern und Angehörigen muss meist noch ein Statusfeststellungsverfahren eingeleitet werden, um zu klären, ob sie sozialversicherungspflichtig sind.

Monatliche Lohnabrechnung

Jeden Monat sind für alle Arbeitnehmer die vertraglich vereinbarten Entgelte, geleistete Arbeitsstunden, zusätzliche Sachbezüge, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Überstunden sowie Krankheitstage zu erfassen und abzurechnen. Dazu müssen nicht nur die Lohnsteuer und die Arbeitnehmer- bzw. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung ermittelt und abgeführt werden, sondern auch die vom Arbeitgeber zu zahlenden Umlagen für die Erstattung von Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall (U1) und bei Mutterschaft (U2) sowie die Insolvenzgeldumlage. Die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt und die Beitragsmeldungen an die Krankenkassen sind zudem elektronisch zu übermitteln.

Führung von Lohnkonten

Für jeden Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen, in welchem neben den persönlichen Daten alle lohnrelevanten Informationen aufzuzeichnen sind, insbesondere Barlohn und Sachbezüge, abgeführte Lohnsteuer, steuerfreie Bezüge wie Nachtarbeitszuschläge oder Jobticket, pauschalbesteuerte Lohnbestandteile, wie Geschenke und Urlaubsbeihilfen. Auch das Vorliegen der Voraussetzungen für den bAV-Förderbeitrag ist zu erfassen.

Jahresmeldungen

Einmal jährlich ist für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung auszustellen und an das Finanzamt zu übertragen. An die Sozialversicherungsträger sind Jahresmeldungen bzw. jährliche Entgeltnachweise per Datenfernübertragung zu übermitteln, an die Berufsgenossenschaften auch die UV-Jahresmeldung und der digitale Lohnnachweis. Die steuerliche Behandlung von Beiträgen zur betrieblichen Altersvorsorge ist an die jeweilige Versorgungseinrichtung zu melden. Hinzu kommen Verdienststrukturerhebungen der statistischen Landesämter und das REHADAT-Anzeigeverfahren zur Anzahl der beschäftigten Schwerbehinderten.

Bescheinigungen für den Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben nicht nur Anspruch auf ihren Lohnzettel. Um Arbeitslosen- oder Übergangsgeld, Hartz-IV-Grundsicherung oder Wohngeld zu erhalten, müssen Arbeits- oder Verdienstbescheinigungen vorgelegt werden. Familienkassen fordern Ausbildungsbescheinigungen an, um den Kindergeldanspruch der Eltern zu prüfen. Aber auch für die Krankenkassen muss die Lohnabteilung eine Vielzahl von Bescheinigungen erstellen. Hierzu gehören insbesondere die Anträge auf Erstattung der Aufwendungen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bzw. bei Mutterschaft und Entgeltbescheinigungen für Mutterschafts- sowie für Kranken-, Verletzten- und Übergangsgeld.

A1-Entsendebescheinigung

Arbeitnehmer, die dienstlich im EU-Ausland tätig werden, benötigen eine Entsendebescheinigung (A1-Bescheinigung), die sie bei Kontrollen vorlegen müssen. Die Bescheinigung muss seit dem 1. Januar 2019 elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse beantragt werden. Sofern Sie ETL PISA in Verbindung mit der eLohnakte nutzen, kann die erteilte Bescheinigung direkt in der eLohnakte Ihres Arbeitnehmers abgelegt werden.

Lohn- und Gehaltspfändung

Zur Lohnabrechnung gehört auch, dass für einen verschuldeten Arbeitnehmer das pfändbare Gehalt ermittelt wird, der pfändbare Anteil des Arbeitseinkommens an den Gläubiger abgeführt und das verbleibende monatliche Mindesteinkommen an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Sozialkassenverfahren

Durch das verpflichtende Sozialkassenverfahren (z. B. SOKABAU, SOKA-DACH, SOKA-GERÜST) gibt es bei der Lohnabrechnung Besonderheiten hinsichtlich der Urlaubsregeln, Arbeitszeitkonten und Ausgleichszeiten sowie bei der Beantragung von Saison-Kurzarbeitergeld, die für die Lohnabrechnung eine besondere Herausforderung darstellen.

Wir hoffen, Ihnen einen kleinen Einblick in die Arbeitswelt eines Lohn-Sachbearbeiters gewährt haben zu können. Die genaue Führung der Lohnbuchhaltung erfordert das Wissen von Experten und ist für Laien nahezu unmöglich zu bewältigen.

Wir übernehmen Ihre Lohnbuchhaltung, begleiten Sie bei Prüfungen der Sozialversicherungsträger, Lohnsteueraußenprüfungen sowie Lohnsteuernachschauen und unterstützen Sie bei Prüfungen durch den Zoll. Alle abrechnungsrelevanten Dokumente und Meldungen stellen wir Ihnen digital in der eLohnakte unseres webbasierten Unternehmerportals ETL PISA zur Verfügung. Wir unterstützen Sie auch bei der Verdienststrukturerhebung der statistischen Landesämter 2019, für die Sie einen Betriebsbogen und 22 Fragen je Arbeitnehmer beantworten müssen.

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