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Betriebsprüfer nehmen elektronische Fahrtenbücher unter die Lupe

Alle Fahrten müssen aufgezeichnet werden

Inhaltlich ist ein Fahrtenbuch ordnungsmäßig, wenn es jede einzelne Fahrt mit Datum und Kilometerstand bei Fahrtantritt und Fahrtende, sowie Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner enthält. Zudem ist es sinnvoll, auch notwendige Umwege wegen Baustellen, Stauumfahrungen oder Unfällen aufzuzeichnen. Diese Angaben sind besonders dann wichtig, wenn sich die Strecke von A nach B im Jahresverlauf wiederholt und die gefahrenen Kilometer dabei voneinander stark abweichen. Da jede einzelne Fahrt aufzuzeichnen ist, dürfen auch mehrere Fahrten an einem Tag nicht zusammengefasst werden. Erleichterungen gibt es nur wenige. Auch Rechtsanwälte, Ärzte oder andere Geheimnisträger müssen Angaben zum Reiseziel geben. Die genaue Adresse des Mandanten oder Patienten kann jedoch in einer separaten Liste aufgeführt sein. Auch für Privatfahrten gibt es Erleichterungen. Mehrere Privatfahrten hintereinander (z. B. am Wochenende) dürfen zusammengefasst werden und müssen neben dem Kilometerstand auch nur als privat gekennzeichnet werden.

Zu einem ordnungsmäßigen Fahrtenbuch gehört es außerdem, dass alle Angaben zeitnah vollständig und richtig erfasst werden und spätere Änderungen nicht unbemerkt möglich sind. Zudem darf das Fahrtenbuch nicht aus losen Blättern und Notizzetteln bestehen. Ferner erfüllt die Erfassung der notwendigen Daten auf einem Diktiergerät mit späterer Übertragung in ein gebundenes Fahrtenbuch oder in eine Excel-Tabelle auf dem Computer nicht die Anforderungen an ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch.

Mit elektronischem Fahrtenbuch Zeit sparen

Das elektronische Fahrtenbuch macht es durchaus einfacher, vor allem kann der Unternehmer Zeit sparen. Grundsätzlich werden aber an ein elektronisches Fahrtenbuch die gleichen Anforderungen in punkto Ordnungsmäßigkeit gestellt, wie bei einem Fahrtenbuch in Papierform. Der Vorteil eines elektronischen Fahrtenbuchs liegt in der automatischen Erfassung der wichtigsten Daten zu Zeit, Route und Kilometerstand, denn diese Daten werden per GPS-Signal erfasst. Doch ganz ohne manuelle Nacharbeit geht es auch beim elektronischen Fahrtenbuch nicht. Auch hier müssen die Daten um Reisezweck und eventuell aufgesuchte Geschäftspartner ergänzt werden. Diese Zusätze sind auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch möglichst noch bei Fahrtende zu erfassen. Da dies jedoch in der Regel erst am Computer möglich ist, lässt die Finanzverwaltung ausnahmsweise eine nachträgliche Ergänzung der Angaben im Fahrtenbuch zu.

Doch Vorsicht! Die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs kann infrage gestellt werden, wenn die fehlenden Angaben nicht innerhalb von 7 Tagen nach Reiseende erfasst werden. Zudem müssen sämtliche nachträgliche Änderungen im System dokumentiert werden. Dadurch können Betriebsprüfer ohne große Umstände sehen, wann die Ergänzungen vorgenommen wurden und bei Missachtung der 7-Tage-Frist das elektronische Fahrtenbuch verwerfen. Damit aufgrund der zeitlichen Komponente das Fahrtenbuch nicht verworfen werden kann, haben elektronische Fahrtenbücher vielfach eine Erinnerungsfunktion per E-Mail oder Push-Nachricht, mit der der Fahrzeughalter daran erinnert wird, dass die fehlenden Angaben zu Reisezweck und Co. innerhalb der 7-Tage-Frist ergänzt werden. Erfasste Fahrten, die keine Ergänzung innerhalb der Frist erhalten, werden vom System automatisch zu PRIVAT-Fahrten umgedeutet. Eine spätere Korrektur ist ausgeschlossen.

Tipp: Nutzen Sie die Erinnerungsfunktion des elektronischen Fahrtenbuchprogramms. Doch bedenken Sie, dass E-Mails im Spamordner landen können und Push-Nachrichten nicht immer aufs Handy übertragen werden. Noch besser ist es, wenn Sie sich im Terminkalender mindestens einen festen Termin pro Woche eintragen, in dem Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch um die fehlenden Angaben ergänzen.

Fiskus wertet Telemetriedaten aus

Elektronische Fahrtenbücher machen es aber auch Betriebsprüfern leichter, die Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen. So können die Telemetriedaten verraten, ob als betrieblich deklarierte Fahrten möglicherweise privat veranlasst waren, denn neben den Bewegungsdaten (GPS-Fahrtrouten) werden vom System auch Standzeiten mit Datum und Uhrzeit detailliert aufgezeichnet. So wird erkennbar, wenn eine betriebliche Fahrt für private Zwecke, z. B. für den Wochenendeinkauf, unterbrochen wurde.

Betriebsprüfer beanstanden nicht nur, wenn Fahrtanlässe nicht zeitnah erfasst oder Fahrtunterbrechungen unzutreffend dokumentiert wurden. Sie kontrollieren auch, ob die Kilometerstände von Tachometer und Fahrtenbuch sowie laut Werkstattrechnungen und Fahrtenbuch übereinstimmen.

Fazit: Ob handschriftlich oder elektronisch, nur ordnungsgemäß geführte Fahrtenbücher werden anerkannt.

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